In Zeiten des Preisverfalls für die Telekommunikation wird eine Kontrolle
des Telefonieverhaltens immer notwendiger.
Nicht die direkten Kosten für Telefongespräche stehen heute im Vordergrund, sondern viel mehr die immer teurer werdenden Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Unternehmen. TeKoWIN Office ist eine umfangreiche und komfortable Lösung für die Telefonkostenanalyse und Zuordnung im Unternehmen und Behörden.

TeKoWIN Office Gesprächsanzeige

Nebenstellen

TeKoWIN erfasst die angefallenen Gesprächsdaten und ordnet diese grundsätzlich der Nebenstelle zu. Die wesentlichen Gesprächsdaten sind: Datum, Uhrzeit, Dauer, gerufene oder rufende Telefonnummer, verwendeter Netzbetreiber und Gesprächskosten.

TeKoWIN Office Nebenstellen

Filter zur Datenauswahl

Zur gezielten Suche oder Auswertung am Bildschirm oder Druckausgabe stehen vorgefertigte Filter zur Verfügung. Zusätzlich können freie Filter definiert und verwaltet werden.

Datenschutz

TeKoWIN Office unterstützt individuelle Datenschutzmechanismen, die auf Gesprächsdatum, Uhrzeit, Dauer oder Telefonnummer angewandt werden können.

Individuelle Gebührensätze

Zu jeder Organisationseinheit im Unternehmen (Nebenstelle, Kostenstelle, Kunde, Mieter...) können individuelle Gebührensätze zur internen Berechnung der Kosten definiert werden.

Mandanten

Angefallene Gesprächskosten können von TeKoWIN Office automatisch Mandanten bzw. Kunden zugeordnet werden.

Mieter

Besonderen Gegebenheiten wie z.B. in Callcentern trägt TeKoWIN Office durch die Definitionsmöglichkeit von Mietern rechnung. Aber auch andere Mietobjekte können hierüber verwaltet werden.

TeKoWIN Office Mieter

Privatgespräche

Privatgespräche werden verwaltet und können optional mit den Datenschutzmassnahmen versehen werden. Es stehen unterschiedliche Privatgesprächserfassungsarten zur Verfügung, die auch die Privatgesprächsführung über PIN Code an beliebigen Nebenstellen zulassen.

Personenzeiterfassung

Einige TK Anlagen bieten die Möglichkeit über die Nebenstellen Meldungen zum PC zu erzeugen. Diese Meldungen können von TeKoWIN Office zur Personenzeiterfassung (kommt, geht, Pause) verwendet werden. Über Listen können die Zeiten z.B. für Gleitzeiterfassung ausgewertet werden.

Individuelle Unternehmensstruktur

Nicht jedes Unternehmen hat die gleiche Unternehmensstruktur. TeKoWIN Office gestattet die freie Gestaltung der Unternehmensorganisation in beliebig vielen Hirarchieebenen.

Gebührenberechnung

Zunehmend werden beim Telefonieren und der sonstigen Kommunikation private Netzbetreiber genutzt. Gebühreninformationen stehen hierbei jedoch nicht immer zur Verfügung. TeKoWIN kann die Gesprächsgebühren in solchen Fällen sofort berechnen. Die hierfür erforderlichen Tarifdaten können von Ihrem TeKoWIN Lieferanten bezogen werden. Weiterhin stehen Auswertungen über das Telefonierverhalten und die Nutzung der Netzbetreiber zur Verfügung.

Projekte

TeKoWIN Office verwaltet Projekte. Gesprächskosten können Projekten zugeordnet werden. Projekte können während oder vor dem Gespräch am Telefon eingegeben werden. Optional kann TeKoWIN Projekte automatisch über Telefonnummernlisten zuordnen. Spezielle Exportinformationen stellen die Gesprächsfunktionen z.B. für Rechtsanwaltkanzleien oder Steuerberaterbüros zur Verfügung. Anpassung an verbreitete Branchenlösungen sind vorhanden.

Budgetüberwachung

Für Nebenstellen können Budgets vergeben werden. Wird dann die Kontoführung aktiviert, überwacht TeKoWIN die aufgelaufenen Gesprächskosten (Kontoführung). Bei Erreichen des vorgegebenen Budgets kann TeKoWIN automatisch die Amtsberechtigung der betroffenen Nebenstelle auf eine vorgegebene Stufe herabsetzen.

Berichtsgestaltung

Die Ausgabe der Rechnung und aller anderen Druckausgaben kann in TeKoWIN Office vom Benutzer vollkommen frei gestaltet werden. Es steht ein komfortabler Berichtsgestalter zur Verfügung, mit dem der Aufbau frei gestaltet werden kann. In die Berichte können beliebige Grafiken eingebunden werden.

TeKoWIN Office Grafikausgabe

Flexibler Anschluss der TK Anlagen

TeKoWIN Connect hat eine frei konfigurierbare Schnittstelle zum Anschluss der TK Anlage. Somit können alle TK Anlagen angeschlossen werden, die über eine Schnittstelle die Gebührendatensätze der durchgeführten
Telefongespräche senden. TeKoWIN Connect unterstützt den Anschluss von TeKoWIN plus, ein externes Gerät, das die Gespräche zwischenspeichert, falls der PC ausgeschaltet oder nicht empfangsbereit ist. TeKoWIN Connect unterstützt den gleichzeitigen Anschluss von mehreren TK Anlagen. Hierdurch können auch z.B. Filialen zentral verwaltet werden.

Datensicherung

TeKoWIN bietet eine automatische frei konfigurierbare Datensicherung, die automatisch alle wichtigen Daten sichert. Weiterhin ist in jedem TeKoWIN Programm eine Befehlsschaltfläche vorhanden, um direkt eine manuelle Datensicherung der Datenbank durchzuführen.

Statistiken

Es stehen umfangreiche Statistikfunktionen zur Verfügung, die Aufschluss über das Telefonieverhalten, Netzanbieternutzung, Erlösstatistik und vieles mehr gibt.

Passwortschutz

Da es sich bei Telefongesprächsdaten oft um vertrauliche Informationen handelt, sind für unterschiedliche Zugänge und Ansichten ein oder zwei voneinander unabhängige Passwörter definierbar.

automatisches Reporting

In TeKoWIN Office können beliebig viele komplette Druckauftragsdefinitionen definiert und gespeichert werden. Gespeicherte Druckaufträge können manuell oder über vorgebbare Zeitpunkte automatisch ausgeführt werden.

TeKoWIN Office Berichtsgestaltung

Benutzerverwaltung

Da nicht alle Informationen und Funktionen jeder Person zugänglich sein sollen, bietet TeKoWIN Office eine Benutzerverwaltung. Hierbei können beliebig viele Benutzer mit jeweils unterschiedlichen Berechtigungen angelegt werden.

Datenträgeraustausch

Zur vereinfachten Abrechnung von Gesprächskosten bietet TeKoWIN Office die Möglichkeit für erstellte Rechnungen automatisch DTA Dateien zu erstellen.

Reporting über E-Mail und Exportdateien

Ausdrucke können nicht nur als Druckausgabe, sondern auch als direkter Email-Versand oder Exportdatei verfasst werden. Bei Email-Versand oder Exportdatei können vielfältige Dateiformate erzeugt werden. Es stehen die Formate PDF, Excel, RTF, XML, TML, MHTML, TXT, TIFF, BMP, EMF und JPEC zur Verfügung. Es ist ebenfalls möglich variable E-Mail Adressen zu hinterlegen und diese beim Versenden zu verwenden. So ist es z.B. möglich bei den Nebenstellendefinitionen E-Mail Adressen zu hinterlegen. Somit kann TeKoWIN Office jedem Mitarbeiter seine an die Ihm zugwiesene Nebenstelle angefallenen Gesprächsliste automatisch senden. Ebenso ist es möglich variable Exportkennungen zu hinterlegen und diese beim Exportieren in Dateien zu verwenden. So ist es z.B. möglich bei den Nebenstellendefinitionen Exportkennungen zu hinterlegen. Somit kann TeKoWIN Office jedem Mitarbeiter seine an die Ihm zugewiesene Nebenstelle angefallenen Gesprächsliste automatisch Dateien erzeugen.

TeKoWIN Office Reporting

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